Lediga jobb som Nämndsekreterare i Kalmar

Vad roligt att du är intresserad av att jobba hos oss! Då värderar du förmodligen, precis som vi, ett jobb som är viktigt på riktigt. Här på Kalmar kommun arbetar vi tillsammans för att hela tiden göra Kalmar ännu bättre - för alla som lever sina liv här, driver företag eller besöker vår fina kommun.

Utbildningsförvaltningens verksamheter har utvecklats starkt under de senaste tio åren, med ökande resultat för eleverna, höga värden när det gäller nöjdhet och trygghet, och inte minst en av Sveriges högsta lärarbehörigheter. Vi vill fånga alla barns och elevers lust att lära samt uppmuntra varje individ att vilja utvecklas.

Välkommen till oss!

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare får du en nyckelroll i utbildningsnämndens administrativa processer. Du ansvarar för hela beredningskedjan inför central samverkan, presidium och nämnd, och säkerställer att ärenden hanteras rättssäkert, effektivt och i rätt tid.

I rollen ingår att:

• Planera, samordna och kvalitetssäkra ärendeflöden, kallelser, handlingar, protokoll, expediering och uppföljning av beslut
• Hantera inkommande handlingar, diarieföring/registratur, arkiv- och informationshantering samt stöd vid utlämnande av allmän handling
• Vara ett ledningsnära administrativt stöd till skolchef/förvaltningschef i frågor som rör planering, mötesstruktur, dokumentation och uppföljning
• Bidra till ordning, framförhållning och dokumentation vid interna möten och beredningar
• Driva förbättringsinitiativ inom administrativa och digitala arbetssätt i nära samverkan med digitaliseringsledare och andra funktioner
• Arbetet bedrivs huvudsakligen på plats, eftersom rollen är central i den dagliga samordningen och kräver närvaro nära verksamheten. Möjligheten till distansarbete är därför begränsad

Tyngdpunkten ligger på nämndsekreterarrollen, men du får även en viktig roll i att utveckla förvaltningens administrativa processer och digitala arbetssätt.

KVALIFIKATIONER
Rollen kräver en relevant akademisk examen, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, ekonomi, juridik eller annan likvärdig utbildning. Du har erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig verksamhet, och är van vid dokumentation, samordning och strukturerade arbetsprocesser. Du arbetar noggrant och självständigt, har mycket god skriftlig förmåga och kan hantera flera frågor parallellt.

Du uttrycker dig väl på svenska och har god förståelse för offentlig förvaltning, politiskt styrda organisationer samt ärendehantering, sekretess och arkivfrågor. Du har även god digital kompetens och vana vid administrativa system och digitala mötes- och ärendeprocesser. Eftersom rollen innebär många kontaktytor behöver du vara kommunikativ och samarbetsinriktad, med förmåga att samverka med chefer, handläggare, registratur, politiska företrädare och andra stödfunktioner.

Meriterande är kurser inom kommunalrätt, förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess, arkiv- och diarieföring eller nämndadministration, liksom utbildning inom digitalisering, verksamhetsutveckling, processledning eller förändringsledning. Det är även meriterande med erfarenhet av ärendeberedning, protokollföring eller arbete i beslutsprocesser samt kunskap om diarieföring, registratur, arkiv, informationshantering och utlämnande av allmän handling.

 

Stor vikt kommer att läggas vid personliga kompetenser. Rekrytering sker löpande, så tveka inte på att skicka in din ansökan.

Löneform: Månadslön.
Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Arbetstid: Dagtid.

Kalmar kommun kontrollerar identitet och arbetstillstånd innan någon anställs. Detta innebär att du som söker jobb hos oss behöver visa legitimation. Om det är aktuellt kan du även behöva visa upp ditt uppehålls- och arbetstillstånd.

Som tillsvidareanställd i Kalmar kommun kommer du att krigsplaceras på din arbetsplats och förväntas bidra med ditt arbete vid höjd beredskap.

Vissa tjänster inom Kalmar kommun är placerade i säkerhetsklass, vilket innebär att en säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen kan komma att genomföras före beslut om anställning.

Du som vill söka jobb hos oss men har skyddade personuppgifter ska inte ansöka via Visma Recruit. Du tar kontakt med chefen som står angiven i annonsen så får du hjälp med din ansökan. Visa mindre

Vi erbjuder
Vi söker dig som trivs med administrativa och samordnande arbetsuppgifter, i en spännande och
utvecklande roll där du är spindeln i nätet.

Som regionsekreterare på regionstab kansli kommer du att samordna stödet till olika politiska organ inom regionen. Du kommer att medverka som sekreterare i de politiska organen och förbereda olika ärenden. Du planerar, administrerar och genomför sammanträden och hanterar också efterarbetet samt skriver protokoll. Du förbereder olika ärenden, tar fram beslutsunderlag och kvalitetsgranskar handlingar. Tillsammans med övriga medlemmar i teamet för ärendeprocessen ansvarar ni för utveckling och effektivisering av den politiska ärendeprocessen. Du kommer också att ha andra administrativa arbetsuppgifter av stödjande och samordnande karaktär, och kan även delta i kvalificerade utredningar
inom olika områden. Arbetet innebär mycket kontakt med politiker, verksamheter och medborgare. Du ger politiker, chefer och övriga medarbetare ett stöd med hög servicegrad och professionellt utförande. 

Du har en viktig roll i att påverka och driva utvecklingsarbetet i ärendehanteringssystemet och har också till uppgift att stödja och utbilda användare.



Vi söker
Vi söker dig som har högskole-/universitetsutbildning med samhällsvetenskaplig inriktning t.ex.
statsvetenskap alternativt juristexamen eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.



Som regionsekreterare behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt och ibland inom snäva
tidsramar. Du har därför mycket god förmåga att organisera arbetsuppgifter på ett systematiskt, effektivt och noggrant sätt. Du är öppen, engagerad och kunnig. Du tar stort eget ansvar i ditt arbete och har förmåga att arbeta strukturerat, tar initiativ och är kvalitetsmedveten. Du har förmågan att se helheten och arbetar bra både självständigt och i grupp. Rollen som regionsekreterare kräver en god samarbetsförmåga och hög grad av flexibilitet. Du bidrar till ett gott arbetsklimat i gruppen och har intresse för att ge service och arbeta med utvecklingsfrågor. Du har en god pedagogisk förmåga samt mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.
Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation och med liknande
arbetsuppgifter från politisk nämnd, styrelse, fullmäktige eller motsvarande. Du är väl förtrogen med de lagar och regelverk som styr offentlig verksamhet, främst kommunallagen, dataskyddsförordningen samt offentlighet- och sekretesslagen. Dina IT-kunskaper är goda vad gäller administrativa system och du ser nyttan med ny teknik. Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet.

Vår arbetsplats
Vår enhet är en del av Regionstaben, där det jobbar 140 experter inom bland annat arbetsmiljö, ekonomi, HR, hållbarhet, hälsa, juridik, kommunikation, läkemedel, planering, samordning, säkerhet och utveckling. Alla arbetar för att utveckla organisationen och förbättra för invånarna i Kalmar län. Inom våra respektive expertområden är vi även ett stöd till Region Kalmar läns ledning, chefer, förvaltningar och verksamhet.

Vår enhet är en del av Regionstaben, där det jobbar 140 experter inom bland annat arbetsmiljö, ekonomi, HR, hållbarhet, hälsa, juridik, kommunikation, läkemedel, planering, samordning, säkerhet och utveckling. Alla arbetar för att utveckla organisationen och förbättra för invånarna i Kalmar län. Inom våra respektive expertområden är vi även ett stöd till Region Kalmar läns ledning, chefer, förvaltningar och verksamhet.

Vi är en del av Region Kalmar läns 7 000 medarbetare som alla jobbar tillsammans för ett friskare, tryggare och rikare liv för länets invånare. Vi ansvarar för hälso- och sjukvård, tandvård, folkhögskolor, kultur, kollektivtrafik och regional utveckling. Vi möter människor i livets alla skeden och har ett meningsfullt och utvecklande arbete - varje dag.



Vi vill att du bifogar CV och personligt brev till din ansökan.


För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Region Kalmar län vill vi att du söker tjänsten i vårt rekryteringssystem och inte via e-post eller i pappersformat.


Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Visa mindre

Vi på Kretslopp Sydost arbetar engagerat för att skapa ett hållbart, kvalitativt och miljöinriktat samhälle genom att överträffa i avfallshanteringen. Varje dag arbetar vi för att skapa kundupplevelser i världsklass och bidra till ett bättre samhälle. Hos oss på Kretslopp Sydost sätter vi alltid våra medarbetare, medborgare och miljö i fokus. Vi är måna om vår värdegrund och stolta över vårt arbetssätt. Hos oss har alla medarbetare möjlighet att fatta beslut och ta initiativ som för oss närmre våra mål. Vår arbetsmiljö präglas av högt tempo, arbetsglädje och en härligenerginivå.

ARBETSUPPGIFTER
Nu söker vi dig som älskar att arbeta i administrativa system, förenkla arbetssätt och processer. Du glänser när du arbetar strukturerat, administrativt och effektivt. Du har ett öga för detaljer och kan arbeta produktivt samtidigt som du håller hög kvalité i ditt utförande. Du har ett utpräglat servicetänk och tycker det är roligt att inspirera och utbilda kollegor i nya arbetssätt och system. Vi ser att du är prestigelös och hjälper gärna till där det behövs för att bidra till teamets gemensamma resultat.

• Planera, genomföra och följa upp utvecklingsarbete inom administrationen.
• Löpande informera och utbilda personal samt stödja kärnverksamheten.
• Ge stöd till medarbetare och chefer vad gäller ärende- och dokumenthantering, GDPR samt kvalitetssäkring av kommunalförbundets gemensamma arkiv och ärenden.
• Att som ansvarig säkerställa att arbetet med GDPR utvecklas, tillämpas och upprätthålls.
• Planera och genomföra uppföljning av organisationens efterlevnad av diarieföring och dataskydd samt gallrar och behörighetsstyr dokument.
• Organisera och administrera interna- och externa möten och konferenser, beställa fika mm.
• Ge administrativt stöd och kvalitetssäkring av systemstöd.
• Driver och deltar i effektiviserings- och digitaliseringsprojekt.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas i rollen behöver du ha ett gediget engagemang för att fungera som spindeln i nätet. Du har en stark drivkraft till att ständigt vilja förbättra arbetssätt och processer. Du har mångsidig erfarenhet administration och gillar att vara grindvakten som säkerställer lagefterlevnad och att rutiner följs. Du värnar om att arbeta gränsöverskridande över avdelningar för att tillsammans med dina kollegor utveckla och förbättra vår verksamhet. Vi ser att du har dokumenterad examen inom t ex administration och/eller ekonomi på lägst gymnasienivå

Vi ser att du har följande erfarenhet:
• Minst 2 års dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt administrativt arbete inkl. planering och uppföljning samt dokument- och ärendehanteringssystem.
• Minst 2 års dokumenterad praktisk erfarenhet av Microsoft Office.
• Hög digital mognad och erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg.
• Mycket god förmåga att kommunicera, planera, prioritera, genomföra, följa upp och slutföra arbetsuppgifter.
• God serviceanda och ett flexibelt, problemlösande förhållningssätt.

Meriter:
• Dokumenterad eftergymnasial examen inom administration eller utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av kommunikationsarbete.
• Erfarenhet av administrativt arbete på svensk myndighet, inklusive arbete med GDPR.
• Erfarenhet av att jobba med dokumenthantering och arkivering.


ÖVRIGT
Anställningen som administratör avser ett vikariat, dock längst t o m 2022-08-31. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden löpt ut. Skicka gärna in din ansökan redan idag! Visa mindre